Fiche métier : Secrétaire

Secrétaire à devenir, voici quelques essentiels à connaître sur ce métier qui recrute beaucoup ces dernières années dans le Morbihan.

Description métier

Le secrétariat est un métier de tertiaire. À Vannes, cette profession concerne plusieurs secteurs dont l’administratif, l’assistanat, la médecine, la direction ainsi que le milieu juridique. Le poste de secrétaire, qui est majoritairement occupé par des femmes, joue un rôle primordial au sein de l’entreprise. Il peut être rattaché à un service en particulier, à une personne ou à l’ensemble d’une structure. La secrétaire est polyvalente, elle s’occupe des tâches administratives, du standard téléphonique ou encore de la gestion du personnel.

Les principales tâches confiées à un/une secrétaire concernent essentiellement l’accueil des visiteurs (clients, patients, fournisseurs, etc.), la gestion des appels (entrants et sortants), la gestion d’un agenda (prise de rendez-vous, annulation, report, etc.) ainsi que la gestion administrative (rédaction et envoi de courrier, classement de dossiers, etc.) De nos jours, ces tâches sont largement facilitées par l’innovation de la technologie de la bureautique et des outils informatiques. 

Activités principales

En fonction des besoins de l’entreprise ou de la personne qui le/la recrute, le secrétaire a pour principales missions de :

  • Réaliser le traitement administratif de dossiers (rédaction de courrier, rapports, etc.) 

  • Transmettre les informations (par courrier, e-mail, notes, fax, etc.) à un service ou une personne de l’entreprise ou de l’extérieur.

  • Accueillir les visiteurs, les orienter en fonction de leur besoin

  • Gérer les appels téléphoniques de l’entreprise ou de la personne

  • Faire le suivi complet de dossiers de l’entreprise ou de la personne

  • Gérer l’agenda de l’entreprise ou de la personne

  • Organiser des conférences, réunions, voyages d’affaires, etc.

  • Coordonner une équipe

Fiche métier : Secrétaire

Formations et diplômes

Plusieurs formations permettent d’accéder au métier de secrétaire à Auray. 

  • BEP métiers du secrétariat 

  • BEPA services spécialité secrétariat accueil

  • Bac pro gestion-administration

  • BTS assistant de manager

  • BTS assistant de gestion PME-PMI

  • DUT carrières juridiques

  • DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA)

  • DUT gestion administrative et commerciale (GACO)

  • Licence administration et gestion des entreprises

Tout titulaire de BTS et de DUT peut accéder à des postes de secrétaires à haute responsabilité à Lorient. Certains secteurs comme le secrétariat médical ou juridique requièrent par contre une formation complémentaire. 

Compétences et qualités requises

Être secrétaire exige de solides compétences en administration. Mais c’est également un métier qui requiert une grande polyvalence et un grand sens de l’organisation. Le/la secrétaire idéal(e) :

  • Possède une bonne maîtrise de l’informatique bureautique (Word, Excel, Powerpoint et Internet)

  • À une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit (le bilinguisme est aussi un réel atout)

  • Sait prendre des notes

  • Est capable de rédiger différents types de rapports

  • Sait communiquer de façon rapide et efficace

  • Possède une capacité exceptionnelle dans la hiérarchisation et le classement des documents

Le bon secrétaire est aussi méthodique, il connaît ses priorités et parvient à gérer ses différents interlocuteurs avec courtoisie. Il/elle est doté(e) de nombreuses qualités humaines. Grâce à son sens de l’anticipation et sa discrétion, elle gère toutes les situations conflictuelles avec succès.